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EA-Lagerfeuer: Wie Communities Architekt:innen stark machen

Als Communities werden heute Gruppen von Menschen bezeichnet, die ein gemeinsames Interesse teilen. Sie können sehr groß und divers sein (z. B. Koch-Communities) oder sehr fokussiert auf die Beschaffung von Ersatzteilen für einen bestimmten Oldtimer. Relativ neu ist, dass sich diese meist selbst und lose organisierten Gruppen auch eignen, um zu lernen, Dinge gemeinsam weiterzuentwickeln oder auch Einschätzungen und sogar Einstellungen zu verändern. Inzwischen haben Unternehmen begonnen, die Kraft der Communities für sich zu nutzen. Besonders die immer öfter in den Unternehmen etablierten agilen Arbeitsweisen begünstigen den Trend zu Fach-Communities. 

Sie arbeiten in der Regel hierarchieärmer und kollaborativer, aber sie halten auch einige neue Aufgaben bereit.

Der Workstream „EA Communities & Communication“ hat deshalb untersucht, wie sich innerhalb eines Unter- nehmens eine EA Community aufbauen und betreiben lässt. Einige der zehn am Workstream beteiligten Unternehmen haben schon eigene Erfahrungen mit EA Communities gemacht und diese in die Workstream-Arbeit einfließen lassen. Dabei gibt es auch Ansätze, die Communities über die reine Enterprise Architecture hinaus auf angrenzende Bereiche in IT und Business auszudehnen.

„Wir haben selbst ein wenig wie eine Community gearbeitet. Das bot sich auch an, weil die Treffen virtuell stattfanden. Das hat uns anfangs vor ein paar Herausforderungen gestellt, aber wir haben uns schnell auf die neuen Bedingungen eingestellt. Wir haben uns beispielsweise deutlich häufiger getroffen, als wenn wir die Meetings physisch abgehalten hätten. Die Meetings selbst waren sehr effizient, wir haben sie aber auch durch soziale Komponenten auflockern können“, beschreibt Workstreamleiterin Susanne Huber.

Der Workstream findet folgende Elemente bei Aufbau und Betrieb einer EA Community wichtig:

• klaren „Aktionsraum“ abstecken,
• Auswahl der anzusprechenden Zielpersonen,
• Umgang mit Arbeitsergebnissen, Feedback und Anregungen aus der Community,
• Balance finden zwischen fachlichem (EA) und sozialem Austausch, 
• Erwartungen und Bedürfnisse der Mitglieder sind zentral,
• Fingerspitzengefühl für das richtige Maß an Autonomie und Management,
• Finden der passenden analogen und digitalen Formate für Wissensaustausch,
• Marketing – regelmäßige Kommunikation und Verbreitung der Arbeitergebnisse über die Community hinaus,
• Beachten des Community-Life-Cycle von Gründungs- über Etablierungs- und Reife- bis hin zur Zellteilungsphase,
• Unternehmen müssen die Bildung von Communities unterstützen und fördern, damit sie funktionieren.

Good Community Practice der Workstream-Teilnehmer:innen

Der Workstream hat auf der einen Seite in vielen Quellen recherchiert, die sich mit Fach-Communities befassen, auf der anderen Seite flossen eigene Erfahrungen der mitwirkenden Unternehmen ein. 

Hier einige Beispiele: Eine der beteiligten Organisationen unterhält mit der Architecture Sync eine Community of Practice, die regelmäßige Arbeitssitzungen durchführt, in denen sich die leitenden Architekt:innen aus den Bereichen Digital Solutions, Digital Services und Digital Governance engagieren. Übergeordnetes Ziel der Community ist die „partizipative Weiterentwicklung der Disziplin und der Methoden der Enterprise-Architektur“ innerhalb des Unternehmens. Die Community versteht sich als Arbeitskreis, der Entscheidungen erarbeitet und gemeinsam trägt. Ein weiteres, offenes Format des gleichen Unternehmens nennt sich „Architecture and Data Community Event“. Es adressiert nicht nur Mitarbeitende in Architektur- oder architekturnahen Rollen, sondern auch alle weiteren, die an Architektur- und Data-Themen interessiert bzw. dabei involviert sind.

EA Jour Fixe und BAT Face2Face

Ein anderes Workstream-Mitglied veranstaltet mit dem EA Jour Fixe und dem BAT Face2Face (BAT = Business Architecture Team) zwei Community-Events. Der EA Jour Fixe ist dabei so etwas wie das „EA-Lagerfeuer“. Dort treffen sich einmal pro Quartal für zwei Stunden on-site oder remote die Business- Architekt:innen, die Mitglieder der Enterprise Architecture Teams sowie weitere für die Architekturarbeit relevante Personen, die anlassbezogen eingeladen werden.

Die Treffen dienen dem Alignment zwischen den Business Architecture Teams untereinander und mit dem Enterprise Architecture Team. Die Treffen fördern den inspirierenden Austausch und die operative Zusammenarbeit. Mit kurzen Vorträgen oder Impulsen werden aktuelle Themen im Architekturkontext vorgestellt. Feedback und Diskussio- nen entstehen und fördern die weitere Zusammenarbeit. In der Post-Covid- Perspektive sind Anschluss-Aktivitäten wie Drinks, Dinner, Bowling, Kochkurs etc. geplant.

BAT-Face2Face-Treffen finden ebenfalls quartalsweise statt. Es nehmen immer zwei Business Architecture Teams und das Enterprise Architecture Team teil, das hier in einer Coach- und Enabler-Rolle agiert. Ziel sind der intensive Austausch und die direkte operative Zusammenarbeit aller Beteiligten. Eines der zwei Business Architecture Teams übernimmt Einladung und Vorbereitung. Das Enterprise Architecture Team schlägt die Agenda vor.

EA Community Round Table und EA Community Channel

Ein weiteres Workstream-Mitglied veranstaltet monatlich einen EA Community Round Table und unterhält einen EA Community Channel in MS Teams.

Zum etwa anderthalb Stunden dauernden Round Table lädt die EA-Abteilung Enterprise Architects, Solution Architects und Vertreter:innen angrenzender Interessensgruppen des Enterprise Architecture Managements ein. Er dient der Information und dem Austausch innerhalb der EA Community und angrenzender Interessensgruppen. Das von einem Enterprise Architect moderierte Treffen hat eine Standardagenda.

Der EA Community Channel ist ein geschlossener Kanal in MS-Teams, auf den der IT-Führungskreis, alle IT Architects und Vertreter:innen EA-naher Disziplinen wie IT Security, DevOps, Ap- plication Management, Infrastructure- und Cloud Management, Data Management usw. Zugriff haben. Ziel des EA Community Channels sind sowohl die Information über Neuigkeiten aus dem Enterprise Architecture Management (z. B. Governance-Anpassungen, EA- Tool-Anpassungen, Termine, Schulungen etc.) als auch die Kommunikation u. a. über Applikationsfreigaben und deren Dokumentation.

Fazit des Workstreams

Es gibt nicht das eine Erfolgsrezept,
um eine EA Community zu etablieren, und es gibt nicht den einen Weg, um wirklichen Nutzen für Mitarbeitende und Unternehmen zu realisieren. Das Erfolgsrezept für eine EA Community
ist abhängig vom Kontext im Unternehmen, den Mitarbeiter:innen sowie der Bereitschaft, am Anfang auch kleine Community-Initiativen zu pflegen und zu schützen. In den Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit EA Communities gemacht haben, sind sie inzwischen ein unersetzlicher Teil der Kommunikation und Kollaboration rund um Enterprise Architecture.

Der Workstream hat ein Whitepaper und eine Infografik veröffentlicht, die interessierten Unternehmen ganz konkrete Hinweise zum Aufbau und Betrieb einer EA Community geben

Download Infographic (PDF, English)

Download Whitepaper (PDF, German)